Código de ética

Código de ética

Contenido

Introducción
Alcance
Valores y principios corporativos y conducta esperada
Pautas específicas de conducta
De los conflictos de interés
Política de diversidad y no discriminación
Monitoreo y cumplimiento del Código
Procedimiento de denuncia
Medidas disciplinarias

Introducción

El Código de Conducta Ética de SONDA (el “Código”) está basado en un conjunto de principios y valores que han guiado la acción de la empresa desde sus inicios y en el apego a altos estándares y a normas legales, el cual debe observarse en el comportamiento, conductas, decisiones del Directorio , Ejecutivos y Colaboradores de SONDA S.A. y sus filiales en el desarrollo de sus actividades.

La reputación de la compañía, junto con sus clientes y su personal, constituye uno de los principales activos de SONDA. Por tanto, el cumplimiento del presente Código es esencial para mantener una sólida imagen corporativa.

2. Alcance

a) El Código aplica, sin distinción, alDirectorio, Ejecutivos y todos losColaboradores de SONDA S.A. y sus filiales, y a sus asesores, en adelante todos conjuntamente denominados como SONDA.

b) Los proveedores de bienes yservicios de SONDA deben procurarestar al tanto de las disposiciones del Código y observar sus términos en todos los actos o contratos con o en nombre de SONDA.

3. Valores y principios corporativos y conducta esperada

a) Nuestro propósito

Contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas, innovando y agregando valor por medio de soluciones tecnológicas que desarrollen y transformen el negocio y quehacer de nuestros clientes.

b) Valores corporativos:

En SONDA ha resultado vital la existencia de un conjunto de principios y valores, a los cuales se invita a los Colaboradores a adherir con todas sus fuerzas, entre los que destacan:

Empresa de personas: Queremos gestionar el talento en un entorno de trabajo motivador, exigente y afectuoso, que permita alcanzar el máximo potencial procurando el desarrollo profesional y realización personal de todos los Colaboradores.

Vocación de servicio: Nos mueve una profunda vocación por servir con pasión y atender de la mejor manera a nuestros clientes, poniéndolos en el foco de nuestro accionar.

Agilidad: Queremos caracterizarnos por buscar siempre soluciones simples, efectivas y a veces disruptivas, con una permanente disposición al cambio y la acción.

Actitud positiva: A la compañía le interesa progresar potenciando nuestras habilidades, asumiendo las oportunidades de mejora como nuevos desafíos.

Sobriedad: Deseamos destacarnos por nuestro estilo sencillo y sobrio, cuidando los recursos.

c) Transmisión de los valores:

La empresa cree firmemente que la mejor manera de transmitir sus valores, principios, buenas prácticas y pautas de conducta es mediante el contagio, comenzando por el ejemplo de sus directivos, supervisores y jefes.

d) Responsabilidad:

Los Colaboradores de SONDA deben actuar con responsabilidad y hacer siempre lo correcto de la manera correcta, ateniéndose al presente Código como marco de referencia.

e) Apego a la ética y a la legalidad:

SONDA busca el logro de sus objetivos de negocios basada en la calidad de sus productos y servicios y en el trabajo bien hecho y honesto, y rechaza, en consecuencia, las conductas impropias o ilegales.

f) Principios fundamentales:

SONDA lleva a cabo sus negocios observando altos estándares éticos, con respeto a las personas, su vida y libertad, fomentando la responsabilidad y cumplimiento de normas de sana convivencia, permitiendo que las metas y objetivos profesionales de sus Colaboradores puedan ser alcanzados adecuadamente.
SONDA procura desarrollarse y progresar, manteniéndose sólida, digna de respeto y confianza con todas las partes donde interactúa a partir del apego a los estándares señalados y al cumplimiento de la legislación vigente.
Es un compromiso de SONDA actuar siempre de forma correcta y transparente con sus Colabo-radores, clientes, inversionistas, bancos, proveedores de bienes y servicios, y desempeñarse con respeto por sus competidores y comprometer su responsabilidad social.
SONDA no acepta acción alguna guiada por prejuicio relacionado con origen étnico, lugar de nacimiento, religión, opción política, sexo o discapacidad para permitir el crecimiento profesional libre de todo tipo de discriminación.
Ningún acto relacionado con acoso sexual o laboral entre colegas será aceptado, aún sin vínculos jerárquicos.
SONDA siempre actuará con responsabilidad social y respeto por el medio ambiente.

4. Pautas específicas de conducta

a) Conflictos de interés

En el ejercicio de sus funciones, los Directores, Ejecutivos y Colaboradores deberán actuar en concordancia al interés social y deberán abstenerse de contraponer sus propios intereses a los de la compañía. Se considera que existe conflicto de intereses desde el momento en que una decisión o acción está reñida o es competitiva con los intereses de SONDA, sus filiales y/o de sus clientes. La definición, tratamiento y resolución de los conflictos de interés se trata en el acápite V del presente Código.

b) Competidores y libre competencia

SONDA promueve y respeta la libre competencia. Por tanto, está prohibido realizar acuerdos de palabra o escritos con competidores, clientes o proveedores que restrinjan el ejercicio del libre comercio.

La competitividad de la compañía se basa en una administración ética de sus negocios. La relación con los competidores y sus Colaboradores debe ser conducida con respeto y observancia de la normativa legal.

No debe realizarse declaraciones que puedan afectar la imagen de

los competidores o que contribuyan a dispersar rumores sobre ellos, y los competidores serán tratados con el mismo respeto que la compañía espera ser tratada.

Está prohibido proporcionar información estratégica, confidencial o de cualquier otra manera perjudicial para el negocio de la compañía o de terceros.

c) Clientes

Los clientes son claves para el éxito de SONDA.

La empresa tiene una constante preocupación por satisfacer los requerimientos de sus clientes y proveer servicios de calidad, con esmero y vocación de servicio,

cumpliendo honesta y cabalmente sus contratos.

Todas las relaciones con clientes deben ser conducidas en términos honestos, transparentes y justos.

SONDA procura, a través de una oferta de productos y servicios de calidad, conocer y anticipar las necesidades de sus clientes intentando, en la medida de lo posible, exceder sus expectativas.

Es deber de todos los Colaboradores de SONDA atender a los clientes con respeto, cortesía, prontitud y eficiencia, no tolerándose discriminaciones de ningún tipo.

No se dará trato preferencial a un cliente basado en criterios personales. En todas las decisiones asociadas a la relación de SONDA con sus clientes primará la imparcialidad y estarán libres de todo favoritismo o prejuicio, observando estrictamente la legislación aplicable.

Las relaciones en el lugar de trabajo deben ser guiadas por una actitud positiva, amable, transparente y de respeto mutuo, donde las personas se desempeñen buscando los mejores resultados con espíritu de equipo, profesionalismo, lealtad y confianza.
La capacitación, experiencia profesional y habilidad para integrarse en SONDA son considerados un criterio justo para la admisión y promoción de Colaboradores.
Las evaluaciones de Colaboradores y administradores deben considerar la calidad, eficiencia, eficacia y actitud en el cumplimiento de sus responsabilidades.
Es deber de todos los Ejecutivos y Colaboradores dedicar sus horas de trabajo a los intereses de SONDA, evitando cualquier actividad
inapropiada con sus objetivos o que puedan comprometer a las partes involucradas.
Todos los Directores, Ejecutivos, Colaboradores y asesores que tengan o accedan a información o hechos de naturaleza confidencial deberán mantener estricta reserva de la misma, incluso luego de terminar su relación con SONDA
Los Ejecutivos y Colaboradores deberán comunicar a sus supervisores cualquier irregularidad de que tomen conocimiento así como cualquier dato o hecho que produzca o pueda producir daño a terceras partes o a SONDA.
Ejecutivos y Colaboradores deberán asegurar y mantener adecuada-mente los materiales y equipos que les son confiados, así como mantener una actitud proactiva en relación con la eliminación de residuos y reducción de costos.

Conductas prohividas:

Uso de la posición de trabajo para obtener facilidades o cualquier tipo de favoritismos para sí o terceros.

Conductas abusivas que intimiden o humillen, acoso o actitudes que menoscaben la dignidad o integridad física o sicológica de las personas.

Llevar a cabo cualquier tipo de propaganda política o religiosa al interior de SONDA haciendo uso de su condición de colaborador.

Uso de medios electrónicos provistos por la compañía, como correo electrónico o acceso a internet, para registrar, enviar mail, correspondencia o archivos no relacionados con sus actividades profesionales, prohibiendo especialmente aquellos de carácter frívolo o inmoral.

Promover al interior negocios ajenos a SONDA haciendo uso de la calidad de colaborador, a menos que haya sido previa y formalmente autorizado por quien corresponda.

Violación de comunicaciones o correspondencia de terceros.

Los Ejecutivos y Colaboradores adicionalmente deben:

Prevenir la propagación de hechos o información falsa, nociva o infundada que pueda comprometer la imagen y/o los negocios de la compañía.

Hacer cumplir las reglas y normativa de SONDA.

Mantener siempre un diálogo sincero e informar a los Colaboradores sobre las estrategias y proyectos de la compañía siempre que no requieran reserva o confidencialidad.

SONDA mantendrá un abierto y franco diálogo con sindicatos y organizaciones de Colaboradores, buscando armonía en las relaciones laborales, siempre procurando condiciones de eficiencia, productividad y competitividad.

e) Accionistas, potenciales inversionistas y analistas

La sociedad otorga un trato igualitario a todos sus accionistas, sujeta a la normativa vigente y a la confidencialidad en el manejo de los negocios y hace de la transparencia un objetivo en la relación con sus inversionistas. La empresa vela por realizar la mejor gestión posible del patrimonio de sus accionistas.

Las acciones de SONDA deben representar adecuadamente el valor de los negocios de la compañía.

Para alcanzar este objetivo, además de generar consistentemente sólidos resultados financieros, SONDA busca construir relaciones con sus accionistas y el mercado de capitales a través de comunicaciones exactas, transparentes, oportunas e igualitarias con la información necesaria para monitorear a la compañía y sus negocios. Estas comunicaciones son confeccionadas por Colaboradores autorizados para realizar esta tarea.

Todo esfuerzo debe ser ejecutado promoviendo el adecuado retorno de los accionistas e inversionistas, ya sea a través de dividendos o incrementando el valor de las acciones emitidas por SONDA en el mercado, con el objeto de mantener dichas acciones como una atractiva alternativa de inversión, y así ofrecer a la compañía más opciones para mantener sus programas de expansión en el largo plazo.

Ningún Colaborador podrá hacer uso de información privilegiada para vender o comprar acciones de la compañía, sea directamente o a través de terceras partes, bajo pena de aplicación de las sanciones legales correspondientes.

g)Proveedores de bienes y servicios

La relación entre los Colaboradores de SONDA y sus proveedores debe mantenerse bajo estricta independencia y de acuerdo con los intereses de la compañía. Ello implica elegir proveedores sobre la base de criterios eminentemente profesionales. Los procedimientos de selección deben ser objetivos y transparentes. Se evitará llevar a cabo negociaciones con empresas o personas en las que existan dudas razonables respecto de su probidad.

La relación con los proveedores debe llevarse a cabo en términos honestos, transparentes y justos, buscando siempre el interés de la compañía.

En la búsqueda y selección de proveedores serán considerados

factores técnicos claramente definidos y predeterminados con el fin de obtener las mejores propuestas que añadan valor en términos de calidad, capacidad y plazos de entrega, ejecución y precios. Siempre que sea posible, se harán licitaciones.

No se mantendrá una relación comercial con los proveedores, si esta relación puede simbolizar algún tipo de conflicto de interés y no se informó a la compañía. Ante dudas, debe exponer la situación al superior de inmediato.

Todas las compras de la empresa serán canalizadas a través de medios formales.

h)Relación con la comunidad y responsabilidad social

SONDA procura contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas en el entorno donde opera. La compañía mantiene relaciones de cooperación con las autoridades a este respecto. No se abanderiza con ningún pensamiento político y respeta la libertad religiosa.

La compañía tiene como principio actuar siempre con responsabilidad social en las comunidades donde opera. Los Colaboradores y administradores deben respetar los intereses de dichas comunidades y de su país.

Todos los Colaboradores y contratistas deben actuar de forma socialmente responsable, de acuerdo con altos estándares éticos y protegiendo la imagen y reputación de la compañía en las actividades conjuntas con la comunidad.

i)Medio Ambiente

La sociedad reconoce su obligación de proteger el medio ambiente en el cual se desenvuelve.

Aun cuando sus operaciones no generan un impacto ambiental relevante, la empresa intenta implementar tecnologías que reducen el uso de energía y minimizan la emisión de contaminantes.

La compañía está comprometida con la calidad de vida de sus Colaboradores, socios de negocios y la comunidad donde opera.

Todos los negocios de la compañía serán conducidos en total cumplimiento de la legislación ambiental, con búsqueda de mejoras en sus procesos operacionales y sus actividades, dentro del concepto de desarrollo sostenible.

j)Órganos de gobierno y entidades reguladoras

La compañía actuará con los más altos niveles de integridad en su relación con los representantes gubernamentales.

Los representantes de los órganos de gobierno y reguladores siempre serán tratados profesional e independientemente, disponibilizando la información, datos y registros relevantes siempre que sean requeridos por ley.

k)Relación con la prensa y difusión

La compañía responderá de manera transparente a las consultas del público, poniendo a su disposición toda la información necesaria para el esclarecimiento y divulgación de sus acciones, en especial cuando las consultas son formuladas por la prensa, la comunidad financiera y las autoridades, siempre resguardando, en primer lugar, los intereses comerciales, el debido cuidado por la seguridad de la propiedad de la compañía y la reserva y confidencialidad necesaria para velar por el interés social y cumplimiento de la Ley de Valores, entre otras.

Toda la información revelada a la prensa será precisa y transparente, de acuerdo con altos estándares éticos, legislación vigente y normas específicas de la Comisión para el Mercado Financiero. Dicha información será desarrollada exclusivamente por administradores y Colaboradores designados y autorizados para ello, con el fin de mantener la confianza en la relación con los medios de comunicación y la imagen positiva de la empresa en la opinión pública.

l)Responsabilidad penal

La ley chilena N° 20. 393 establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas por los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación, soborno entre privados, administración desleal ,negociación incompatible, apropiación indebida, cohecho a funcionarios públicos nacionales y extranjeros e Inobservancia al aislamiento u otra medida preventiva dispuesta por la autoridad sanitaria, en caso de epidemia o pandemia. En consideración a lo anterior, se prohíbe en forma expresa a los Directores, Ejecutivos y Colaboradores de la compañía y terceros que se vinculen con ella, sean estos proveedores, contratistas, asesores, agentes, clientes, entre otros, realizar cualquier acto que pueda configurar un delito o cualquier conducta que pueda dar lugar a la imputación penal de la empresa.

m)Registros contables

La transparencia es esencial para permitir una adecuada evaluación de la sociedad y sus negocios por parte de los agentes del mercado. La contabilidad debe ser precisa, completa y veraz, liberada correctamente en los Estados Financieros y con la apropiada documentación que la respalde.

La contabilidad cumple con las normas y principios IFRS, la ley, normativa de los entes reguladores y registros de impuestos para generar informes y crear una base consistente y uniforme de evaluación y divulgación de las operaciones de la compañía. No habrá registros o fondos paralelos no reflejados en la contabilidad.

n)Uso y conservación de activos

Los Colaboradores y administradores deben asegurar la preservación de los activos de la compañía, esto es, sus instalaciones, equipos, maquinaria, mobiliario, vehículos, etc.

Asimismo deben respetar y proteger la propiedad intelectual de la compañía sobre productos, procesos, marcas, patentes, tecnología, estrategias de negocios y marketing, datos, información, investigación y derechos conexos, en todas sus etapas de desarrollo, registro y/o uso, de acuerdo con la legislación vigente y velando por el interés social.

No está permitida la utilización de equipos y otros activos para asuntos privados.

El acceso a internet y uso del teléfono así como del correo electrónico, el hardware y software deben limitarse a la actividad profesional y cumpliendo las demás disposiciones establecidas en las políticas, normas y directrices de la compañía

5.De los conflictos de Interés

De acuerdo con lo anterior el presente acápite viene en establecer la definición, tratamiento y resolución de los conflictos de interés que pueden presentarse en las decisiones de la compañía.

a)Definiciones

Interés social: Es el mejor desarrollo del giro de SONDA en beneficio de la misma, sus accionistas y Colaboradores, siempre en cumplimiento de la legislación aplicable, sus estatutos y demás normativa interna, en especial de sus valores y principios corporativos y conducta esperada de que da cuenta el acápite III del presente Código.

Conflicto de interés: Un conflicto de interés o conflicto corresponde a una situación en que los intereses privados de una persona – como relaciones profesionales externas, activos financieros personales u otros – interfieren o puede entenderse que interfieren con el cumplimiento de sus funciones como Director, Ejecutivo o Colaborador de SONDA, eventualmente en perjuicio del interés social. Es responsabilidad de cada Director, Ejecutivo y Colaborador de SONDA emplear su propio juicio o criterio y notificar cualquier situación de eventual conflicto de interés.

Los conflictos pueden corresponder a dos categorías:

Conflictos Reales :Corresponden a aquellas situaciones en que el interés particular interfiere con el interés social de manera actual y presente.

Conflictos Eventuales: Situaciones en que, dadas las particularidades del caso, pueden entenderse o interpretarse como un conflicto de interés.

La percepción de un conflicto de interés eventual plantea tanta preocupación ética como un conflicto real de interés por lo que el presente acápite aplica para ambas categorías de conflicto.

üCuando se encuentre frente un desafío ético, tenga presente si es ético y congruente con las pautas de SONDA, si es legal o si refleja bien su imagen y la de la empresa.

b)Ámbito de aplicación

A continuación, se entregan las pautas necesarias para detectar aquellas situaciones de conflicto no contempladas en el Titulo XVI de la Ley 18.046 y que debe definir cada Director, Gerente o Ejecutivo con el objeto de evitar su percepción y realidad, apoyándolos para reconocer, declarar y mitigar posibles conflictos de interés.

En lo que respecta a cumplimiento legal en esta materia, en específico las disposiciones del Título XVI “De las Operaciones con Partes Relacionadas en las Sociedades Anónimas Abiertas y sus Filiales” de la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, SONDA cuenta con un procedimiento operativo para identificar la eventual existencia de

situaciones de conflicto de interés. Dicho procedimiento funciona en base a información que entregan los

Directores, Gerentes y Ejecutivos Principales respecto de sus intereses económicos y personales, y la aplicación de una herramienta informática desarrollada por la compañía para ese preciso objeto. Anualmente y/o cada vez que sea necesario, los Directores, Gerentes y Ejecutivos Principales deben actualizar su declaración de interés, siendo la Gerencia de Control Interno, Gestión de Riesgos y Gobierno Corporativo encargada de recabar dicha declaración de cada uno de ellos. La presente regulación de los conflictos no aplica para aquellas situaciones definidas como “Operaciones con Partes Relacionadas” establecidas en el artículo 146 de la Ley 18.046, atendido que cuentan con su tratamiento legal.

C) Obligaciones

Evitar siempre las situaciones de beneficio personal o de terceros en las decisiones relacionadas con la compañía en detrimento del interés social, tanto desde un punto de vista formal como de fondo, esto es, procurar tanto una adecuada solución del conflicto y contar con las suficientes explicaciones para el mismo, en este último caso también para situaciones que puedan interpretarse como tal.

De esta manera corresponde que el interés social sea observado en todo momento, no solo para resolver conflictos reales sino también para evitar que de carácter eventual. emerjan detectando de forma previa aquellos

Sin perjuicio de lo anterior, la compañía no entiende que la sola concurrencia de situaciones de conflicto sean de por sí cuestionables desde el punto de vista ético, o impliquen necesariamente una actuación errada. Es la solución adecuada de las mismas las que, en última instancia, viene en perseguir la presente regulación con los procedimientos y guías que establece.

La celebración de una operación en que pueda tener interés un Director, Gerente o Ejecutivo y que le reporte beneficio a sí o terceros no es considerada por la compañía como contraria al Código siempre y cuando en dicha operación se haya observado totalmente el interés social y aplicado los procedimientos destinados al efecto.

Si un conflicto supone o puede suponer la vulneración del interés social, es un tema a definir por el Directorio en su conjunto, pero es deber del Director, Gerente Ejecutivo o Colaborador involucrado identificar aquellas situaciones de conflicto e informarlas de acuerdo al procedimiento establecido para estos efectos.

6. Política de diversidad y no discriminación

a)Objeto y alcance

Dentro de los valores corporativos y principios fundamentales establecidos en el presente Código, específicamente en su acápite III. Valores y Principios Corporativos y Conducta Esperada letras b) y f), se encuentran los siguientes:

En SONDA ha resultado vital la existencia de un conjunto de principios y valores, a los cuales se invita a los Colaboradores a adherir con todas sus fuerzas, entre los que destacan:

Empresa de personas: Se ha querido constituir un equipo que mantenga entre sí una relación más completa y humana que la derivada de los meros compromisos de trabajo.

Principios Fundamentales

SONDA no acepta acción alguna guiada por prejuicio relacionado con origen étnico, lugar de nacimiento, religión, opción política, sexo o discapacidad, para permitir el crecimiento profesional libre de todo tipo de discriminación.

Ningún acto relacionado con acoso sexual o laboral entre colegas será aceptado, aun sin vínculos jerárquicos”.

De esta manera, SONDA entiende que las relaciones más humanas y completas suponen el respeto por la diversidad y prohibición de todo tipo de discriminación y así es como se establece como parte de sus principios fundamentales.

7.Monitoreo y cumplimiento del Código

Es deber de todos los destinatarios del Código apoyar y fomentar los valores y conductas exigidas. Sin perjuicio de lo anterior se establecen los siguientes órganos responsables de determinadas actividades:

a)Comité de Ética

El Comité de Ética tiene por finalidad velar por el cumplimiento del Código y mantenerlo actualizado, así como resolver consultas y conflictos relacionados con el tema. Las conductas apartadas de la ética deben ser reportadas a través del procedimiento de denuncias establecido.

El Comité de Ética de SONDA está conformado por un Director, un Director independiente, Gerente General, Gerente de Personas y Gerente de Control Interno.

Sus funciones son:

Publicar y promover la amplia difusión del Código, no solo entre los Colaboradores y administradores sino también a los demás destinatarios, proveedores, clientes y otros,
Aclarar dudas sobre su aplicación,
Recibir, registrar y evaluar información concerniente a la violación del Código que llegue a su conocimiento.
Aplicar las medidas disciplinarias que correspondan, y
Proponer al Directorio actualizaciones al Código.

b)Canalización de dudas sobre el presente Código

Si un trabajador tiene dudas sobre cómo actuar ante una situación específica en términos de lo dispuesto en el presente Código, deberá consultar a su jefe directo o al Gerente de su área quienes deberán aclarar dichas dudas o escalar el tema a instancias superiores.

8.Procedimiento de denuncia

La compañía cuenta con una Plataforma de Denuncias disponible en la web www.sonda.com. Toda persona que tenga conocimiento o sospecha de una conducta que constituya una violación al presente Código deberá acceder a la misma para denunciarla.

Para estos efectos, se contemplan las conductas irregulares o ilícitos para denunciar las infracciones al Código o al ordenamiento jurídico:

El sistema de denuncias de SONDA garantiza y cautela la absoluta confidencialidad de la información entregada así como la identidad del denunciante

sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas (Lavado de activos, financiamiento de actividades terroristas, cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, receptación, soborno sobre privados, administración desleal, negociación incompatible, apropiación indebida e inobservancia al aislamiento u otras medidas preventivas).

8.Medidas disciplinarias

El Comité de Ética decidirá sobre las medidas disciplinarias aplicables de acuerdo a la severidad de la violación del Código, usando como referencia:

Casos leves: Amonestación verbal

Casos moderados:

Amonestación por escrito con copia a la hoja de vida del trabajador y la inspección del trabajo
Multas

Casos severos: Despido de acuerdo al artículo 160 del Código del trabajo.