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Importancia de la gestión del cambio en los proyectos de tecnología

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El mercado global es altamente competitivo. Las empresas implementan, de forma interna, proyectos de tecnología para poder reaccionar con rapidez a las demandas cambiantes y alcanzar sus objetivos estratégicos. Pero esto no es solo un desafío técnico. También deben incluir en el proceso a los trabajadores, ya que son ellos quienes experimentan el impacto de la innovación, la transformación digital y el cambio. Sin embargo, a veces, la adaptación a ese cambio no es tan sencillo para los trabajadores, lo cual pondría en riesgo los beneficios del proyecto y por ende, los objetivos de la empresa que este pretenda apalancar. 

Antes de explicar en qué consiste la gestión del cambio y su importancia en los proyectos tecnológicos, describiremos qué puede ocurrir si esta no se toma en cuenta.

¿Qué sucede cuando los proyectos de tecnología no consideran desde el inicio y la planificación, el gestionar el cambio en las personas?

Aunque la implementación de una solución tecnológica haya sido planificada de tal forma que se espera que el proyecto marche sobre ruedas, el verdadero desafío es otro. Cualquier nueva tecnología en la organización sería estéril si no está acompañada por un uso eficiente por parte de los trabajadores, una vez el proyecto entre en operación.

Si esto no se toma en cuenta, ocurre un desbordamiento de los costos del proyecto debido a la acción reactiva que se vuelve necesaria para lograr la adaptación tardía de las personas en cortos períodos de tiempo; lo que a su vez implica ejecutar estrategias de asimilación de alto impacto y cobertura que suelen ser más costosas que aquellas focalizadas según los estadios de la transición al cambio.

Además, no se logra el completo aprovechamiento funcional de la nueva tecnología; la capacitación por la que el colaborador haya pasado se vuelve un desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos de la compañía; la imagen del proyecto sufre restándole credibilidad y confianza de los empleados en la organización; no hay convicción, disposición, ni voluntad de cambio, sumado al descontento de las personas, su desmotivación que puede suscitar reemplazos y posibles sabotajes. Todos estos elementos redundan en la deficiente gestión de los procesos que soporte la nueva tecnología, en una mala calidad de los datos que la alimentan y en la caída drástica del retorno de la inversión del proyecto.

Entonces, se vuelve necesario recurrir a la gestión del cambio como disciplina que gestiona a las personas y las prepara adecuadamente para vivir y asimilar la transformación.

¿Qué es la gestión del cambio?

Se trata de un enfoque sistemático y focalizado que se encarga de acompañar a las personas adecuadamente en su proceso de transición al cambio, para así, permear la cultura y el comportamiento organizacional necesarios para alcanzar los objetivos de la transformación, a partir del hacer de los nuevos procesos o prácticas y de la nueva tecnología, complementando el circuito de la transformación deseada.

Específicamente, cuando se trata de la implementación de una nueva tecnología, los colaboradores deben adoptarla y usarla para ofrecer valor. Por ello, la gestión del cambio acude a estrategias que los habilitan paulatinamente para ser parte del cambio, vivirlo sin pesadumbre, asimilarlo, adaptarlo hasta convertirlo en una zona de confort ampliada y controlarla para que se vuelva parte de su cotidianidad, e incluso, para aportarle a la mejora continua gracias al nivel de compromiso que se alcanza.

La gestión del cambio debe considerar los constructos de la cultura organizacional, la particularidad de los actores que intervienen en los diferentes procesos y el nivel de complejidad de la tecnología a implementar, así como su repercusión en los procesos que soporta. La inclusión adecuada de las personas en todo proceso de cambio, específicamente en aquel que implica transformación digital, es clave para hacer posible y exitoso el anclaje, la adaptación y la adopción de los cambios en las personas.

Niveles dentro de la organización

De igual manera, la gestión del cambio se desarrolla en varios niveles dentro de la organización:

  • Nivel organizacional: Afecta la capacidad y competencia organizativa.
  • Nivel de proyecto: Iniciativas particulares que aportan a los beneficios de los programas y planes concebidos para crear valor y apalancar el logro de las metas de la compañía y sus objetivos estratégicos.
  • Nivel individual: Fortalece el desarrollo humano, la satisfacción laboral y el sentido de autonomía para desempeñar el cargo.

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¿Por qué considerar la gestión del cambio?

A continuación, ofrecemos algunas razones para incluir la gestión del cambio en los proyectos de tecnología.

  • Aumenta el éxito de proyectos e iniciativas: Además, mejora la capacidad y la flexibilidad de la organización para adaptarse a futuros cambios.
  • Garantiza el crecimiento organizacional: La gestión del cambio fomenta la estabilidad, posicionamiento y el crecimiento futuro de la empresa, al permitirle permanecer dinámica en el mercado.
  • Permite aprovechar el talento humano: A medida que se producen cambios en la compañía, los colaboradores son capacitados para comprender sus nuevos roles y construir una cultura orientada al cambio. De esta manera, incluso fortalecen habilidades que fomentan la innovación y la mejora continua.
  • Fomenta el trabajo en equipo: Impulsa la creación de equipos de trabajo y el enriquecimiento laboral. Gracias a estos factores, la productividad y la calidad de trabajo se ven beneficiadas.
  • Fortalece el sentido de pertenencia: Cuando el colaborador se siente comprendido y tenido en cuenta en cuanto a sus ritmos de adaptación, la confianza y lealtad hacia la organización aumenta, así como el deseo de aportar con su talento.

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La gestión del cambio durante la implementación de IBM Maximo

IBM Maximo es un software de gestión de activos empresariales que ayuda a las empresas a centralizar los recursos de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad no planeada e incrementar la eficiencia operacional. Asimismo, otorga visibilidad casi en tiempo real de la utilización de los activos y mejora su rentabilidad, extendiendo la vida útil de los equipos y posponiendo la necesidad de nuevas compras; mientras que se unifican los procesos para las funciones de gestión de activos de toda la compañía.

Debido a esto, la implementación de este software no solo dará como resultado cambios en la tecnología, sino también cambios en los procesos relacionados con la gestión de activos y, si se tiene, en su sistema de gestión propiamente dicho. Debido a lo anterior, la gestión del cambio es uno de los factores críticos para que la implementación no sea temporal o reversible, sino permanentes en el tiempo.

En Solex acompañamos a las empresas en el proceso de transición. Para ello,  establecemos estrategias, planes, acciones y pasos específicos que se centran en los colaboradores involucrados en el cambio, y avanzamos hacia el cambio alineados con la implementación de IBM Maximo.

Solex cuenta con más de 27 años de experiencia y trabaja con un equipo de profesionales expertos, debidamente certificados. Es socio de negocio “Gold de IBM”, lo cual refuerza su alto nivel de confianza para implementar IBM Maximo. Una solución EAM que lo ayuda a extender la vida útil de los activos, mejorar la productividad y aumentar la rentabilidad. Inclusive, lo ayuda en todo el proceso de certificación ISO 55000.

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